Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.10.2024/Pykälä 252

Kaupunginhallitus 19.08.2024 § 205 

Mänttä-Vilppulan kaupunki on vuonna 2020 (§171 29.6.2020) päättänyt hankkia Sarastia Oy:ltä palkanlaskentaan ja hr-raportointiin järjestelmän. Hankinta perustui sidosyksikköhankintaan, koska Mänttä-Vilppulan kaupunginvaltuusto on päättänyt kokouksessaan 17.12.2018 KuntaPro Oy:n osakkeiden merkinnästä. Merkityt osakkeet ovat yhtiöiden sulautumisen yhteydessä 1.1.2019 siirtyneet uuteen yhtiöön, Sarastia Oy:hyn. Tuolloin hankinta on perusteltu olevan sidosyksikköhankinta.

Hankintalain §15 mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Hankintayksikön ei tarvitse

kilpailuttaa hankintojaan lainsäädännön mukaisesti, mikäli se tekee

hankinnan hankintalaissa tarkoitetusta sidosyksiköltään, vaikka sopimus

täyttäisikin hankintalain mukaiset hankintasopimuksen tunnusmerkit.

Sidosyksikköhankinnasta käytetään myös usein nimitystä in-house

hankinta.

Palkanlaskentajärjestelmä ostetaan Sarastia Oy:ltä Saas-palveluna, mutta varsinainen palkanlaskenta on suoritettu Mänttä-Vilppulassa. Muuttuneiden henkilöstötilanteiden vuoksi Sarastia Oy:ltä on pyydetty tarjous palkanlaskennan toteuttamisesta palveluna, joko toistaiseksi tai määräajan ja kokonisuutena tai osakokonaisuutena. Tarjouspyynnössä on huomioitu se, että kaupunki hoitaisi edelleen osittain omana työnä valmistavia ja avustavia tehtäviä palkanlaskennan osalta. Tarjouspyynnön tarkoituksena oli selvittää järjestelyä, jolla pyrittäisiin turvaamaan palkanlaskentaprosessi muutostilanteessa. Jotta kaupunki voi varmistaa ja turvata palkanlaskentapalvelut myös muutostilanteissa, on Sarastia Oy:n kanssa hyvä käynnistää neuvottelut jatkotoimenpiteistä ja palvelun käynnistämisestä. Palvelua ei tässä tilanteessa voida hankkia muualta, koska järjestelmä on Sarastia Oy:n omistuksessa ja palkka-aineistoa ei voida lyhyellä aikataululla siirtää mihinkään muuhun järjestelmään. Tarjous on pykälän liiitteenä.

Valmistelu ja lisätiedot:

talousjohtaja Hanna-Maija Oksanen

hanna-maija.oksanen(at)taidekaupunki.fi, puh. 044 728 8651

Esittelijä Kaupunginjohtaja Anne Heusala

Päätösesitys Kaupunginhallitus päättää, että Mänttä-Vilppulan kaupunki hyväksyy Sarastia Oy:n alustavan tarjouksen palkanlaskentapalveluiden hoitamisesta ja valtuuttaa talousjohtajan käymään Sarastia Oy:n kanssa tarvittavat neuvottelut sopimuksen ja palvelunoston suhteen sekä allekirjoittamaan sopimuksen Sarastia Oy:n kanssa. Palvelua voidaan ostaa määräajan, toistaiseksi ja kokonaishankintana tai osaulkoistuksena riippuen lopullisesta sopimuksesta.

Käsittely kokouksessa Talousjohtaja Hanna-Maija Oksanen selosti palkkahallinnon tilannetta ja eri vaihtoehtoja hallitukselle, sekä selosti saatua tarjousta.

 Pöytäkirjaan merkitiin, että Arto Lampinen poistui kokouksesta 18.25-18.26 väliseksi ajaksi ja palasi takaksin ennen asian päätöskäsittelyä.

Päätös Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.

Kaupunginhallitus 09.09.2024 § 213 

Kokouksessa 19.8.2024 käsitellystä tarjouksesta on puuttunut kaksi liitettä, jotka on pyydetty Sarastia Oy:tä toimittamaan sopimuksen jatkokäsittelyä ja hyväksyntää varten. Sarastia Oy on ilmoittanut, että ei pysty liitteiden toimitus on viivästynyt teknisistä ongelmista johtuen. Tästä syystä varsinaisia sopimusneuvotteluja ei ole voitu aloittaa eikä tarjouksesta ole saatu päivitettyä versiota, mikä sisältäisi päivitetyn tarjouksen todellisen tarpeen mukaisesta palvelusta Sarastia Oy:ltä. Tarve palkanlaskentapalveluiden lisäresurssille on alkanut 1.9.2024 alkaen ja vaatinut akuutteja järjestelyjä lakisääteisen toiminnan turvaamiseksi.

 Valmistelu ja lisätiedot:

 talousjohtaja Hanna-Maija Oksanen,

 hanna-maija.oksanen(at)taidekaupunki.fi, puh. 044 728 8651

Esittelijä Kaupunginjohtaja Anne Heusala

Päätösesitys Kaupunginhallitus toteaa, että alkuperäisen tarjouksen voimassaoloaika on päättynyt 25.8.2024 ja että kaupunki ei ole saanut tarjouksessa ilmoitettuja liitteitä kokonaisuudessaa. Tarjouksesta ei myöskään ole järjestetty tarkentavia neuvotteluja, eikä Sarastia Oy ole toimittanut päivitettyä sopimusta liitteineen hyväksyttäväksi.

Kauounginhallitus  katsoo, että edellinen tarjous on rauennut, mutta jatkaa neuvotteluja palvelujenostosta Sarastia Oy:ltä, kun lopullinen  tarjous liitteineen on saatu.

Kaupunginhallitus edelleen valtuuttaa talousjohtajan käymään neuvottelut Sarastia Oy:n kanssa ostettavista palveluista ja tuomaan lopullisen sopimuksen kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi hankintaohjeen mukaisesti.

Käsittely kokouksessa Talousjohtaja Hanna-Maija Oksanen selosti asiaa kokouksessa.

Päätös Kaupunginhallitus päätti
1.todeta, että kaupunki ei ole saanut tarjouksessa ilmoitettuja liitteitä määräajassa;
2. todeta, että liitteiden sisältö ei vastaa alustavaa tilausta esim. luottamustoimipalkkioiden, erillisveloituksen eikä n.s. ylimääräisten maksuaineistojen osalta; ja
3. valtuuttaa talousjohtajan käymään neuvottelut Sarastia Oy:n kanssa ostettavista palveluista.

Kaupunginhallitus 28.10.2024 § 252  

2141/02.08.00/2024  

Sarastia Oy:n kanssa on käyty 9.8.2024 päivätty tarjous läpi 25.9.2024. Myös puuttuvat kaksi liitettä on ollut mukana läpikäynnissä. Tarjouksen läpikäynnin yhteydessä todettiin, että liite 3 on ollut virheellinen ja sen tilalle on saatu saman päivänä uusi erimuotoinen liite. Lisäksi läpikäynnin yhteydessä on todettu, että tarjouksessa esitetty määrä volyymista hinnoittelun perusteena vaatii tarkastusta.

Sarastia on luvannut toimittaa tarkennetun tarjouksen nyt käytössä olevien palvelujen mukaisesti ja tarkistaa volyymin vastaamaan oikeaa. Sarastian tiedusteluun oikeasta volyymista on arvioitu 3996 kpl:tta. Tarjouksen läpikäynnin yhteydessä on todettu, että palvelun käyttöönotto vaatii sähköisen arkistoinnin joko ulkoistettuna palveluna tai itse tuotetettuna (Liite 2). Sähköisen arkistoinnin kustannuksista ei ole saatu tarjousta ja Mäntä-Vilppulan kaupungilla ei ole käytössään omaa sähköistä arkistoa.

Tarkennettua tarjousta, jossa olisi huomioituna 25.9.2024 palaverissa läpikäydyt puutteet tai tarkistukset ei ole saatu esityslistan lähettämiseen mennessä. Palvelun kokonaishintaa ei voida arvioida saadun tarjouksen perusteella.

 Valmistelu ja lisätiedot:

 talousjohtaja Hanna-Maija Oksanen,

 hanna-maija.oksanen(at)taidekaupunki.fi, puh. 044 728 8651

Esittelijä Kaupunginjohtaja Anne Heusala

Päätösesitys Kaupunginhallitus keskeyttää hankinnan toistaiseksi, koska hankinnan kokonaishintaa ei voida määritellä tarjouksen perusteella.

Päätös Kaupunginhallitus päätti keskeyttää hankinnan toistaiseksi, koska hankinnan kokonaishintaa ei voida määritellä tarjouksen perusteella tarjous saattaa ylittää talousarvioon varatun määrärahan.