Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 20.01.2025/Pykälä 13

Kaupunginhallitus 20.01.2025 § 13  

38/02.08.00/2025  

Mänttä-Vilppulan kaupunki on päättänyt 29.6.2020 §171 HR- ja palkkahallinnon järjestelmän hankinnasta. Hankittavaksi järjestelmäksi päätettiin tuolloin Sarastia365 ja hankinta toteutettiin sidosyksikköhankintana.

Hankinnan perusteluina esitetiin kustannussäästön lisäksi seuravat perusteet:

Järjestelmä on osa kaupungin sisäisten palveluiden kokonaistehostamista

ja digitalisoimista. Järjestelmän uudistaminen tuo mm. seuraavat hyödyt

organisaatiolle ja loppukäyttäjille:

- palkkapalveluiden työprosessien sujuvoittaminen ja tehostaminen

- palkkojen oikeellisuuden ja palvelun laadun parantaminen

- henkilöstöhallintoon liittyvien tehtävien mahdollistaminen aika- ja

paikkariippumattomasti organisaatiossa

- HR- ja palkkahallintoon liittyvien hallinnollisten tehtävien ja vastuiden

selkeyttäminen organisaatiossa

- sisäisten palveluiden järjestelmäinfrastruktuurin nykyaikaistaminen

ja rajapinnat muihin järjestelmiin ja sovelluksiin

- mobiiliratkaisuiden tuominen osaksi palkka- ja henkilöstöhallinnon

palveluita

- HR- ja palkkaprosessien tiedon sijainti yhdessä tietopaikassa (mm.

palkkausjärjestelmä, kehityskeskustelut jne.)

- johdon ja esimiesten tiedolla johtamisen tukeminen

- henkilöstötunnuslukujen raportoinnin helpottaminen ja tuominen

osaksi toiminnan ja talouden seurantamittareita

- selkeämpi ja kustannustehokkaampi sopimusrakenne

palvelutuottajan kanssa.

Sarastia365 järjestelmän tuotantokäyttöaloitettiin toukokuussa 2021. Järjestelmän päivitystä ja asetusten oikaisuja tehtiin vielä keväällä 2022 kirjanpidon yhteydessä. Samalla hankittin talouspäällikön viranhaltijapäätöksellä tytäryhtiöiden palkanlaskentaa varten erillinen ohjelma, Netvisor, koska Sarastia365:lla ei pystytty laskemaan tyäryhtiöiden palkkoja.

Mänttä-Vilppulan kaupunki aloitti neuvottelut palkanlaskentapalveluiden päivittämisestä Sarastian kanssa syksyllä 2024 rekrytointihaasteiden vuoksi, mutta hallitusohjelman muutos, taloudellinen tilanne ja aikatauluhaasteet neuvotteluissa aiheuttivat sen, että hankintaprosessi keskeytettiin.

Vuoden 2020 hankintapäätöksessä esitetyt perustelut ohjelmavaihdokselle voidaan todeta nykyisellään olevan virheelliset tai toteutumattomat. Ohjelmamuutos ei ole mahdollistanut mm. palkkapalveluiden työprosessien sujuvoittamista ja tehostamista, koska tytäryhtiöiden palkanlaskenta joudutaan hoitamaan eri ohjelmalla. Myöskään perusteissa esitetyt; johdon ja esimiesten tiedolla johtamisen tukeminen ja

henkilöstötunnuslukujen raportoinnin helpottaminen ja tuominen

osaksi toiminnan ja talouden seurantamittareita eivät ole toteutuneet vaan raportoinnissa on ollut suuria haasteita 3,5 käyttövuoden aikana.

Näiden perustelujen perusteella sisäiseissä tukipalveluissa ja henkilöstöhallinnossa katsotaan, että kaupungin on syytä käynnistää uusi HR- ja palkkahallinnon ohjelman kilpailutuksen valmistelu.

Valmistelu ja lisätiedot:

Talousjohtaja Hanna-Maija Oksanen, p. 044 728 8651

hanna-maija.oksanen@taidekaupunki.fi

Esittelijä Kaupunginjohtaja Anne Heusala

Päätösesitys Kaupunginhallitus päättää valtuuttaa talousjohtajan ja hallintojohtajan valmistelemaan hr- ja palkkahallinnon ohjelman kilpailutuksen käynnistämisen ja käyttämään valmistelussa tarvittaessa asiantuntijaa.

Päätös Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.