Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.08.2024/Pykälä 205

Kaupunginhallitus 19.08.2024 § 205  

2141/02.08.00/2024  

Mänttä-Vilppulan kaupunki on vuonna 2020 (§171 29.6.2020) päättänyt hankkia Sarastia Oy:ltä palkanlaskentaan ja hr-raportointiin järjestelmän. Hankinta perustui sidosyksikköhankintaan, koska Mänttä-Vilppulan kaupunginvaltuusto on päättänyt kokouksessaan 17.12.2018 KuntaPro Oy:n osakkeiden merkinnästä. Merkityt osakkeet ovat yhtiöiden sulautumisen yhteydessä 1.1.2019 siirtyneet uuteen yhtiöön, Sarastia Oy:hyn. Tuolloin hankinta on perusteltu olevan sidosyksikköhankinta. Hankintalain §15 mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan,

jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Hankintayksikön ei tarvitse

kilpailuttaa hankintojaan lainsäädännön mukaisesti, mikäli se tekee

hankinnan hankintalaissa tarkoitetusta sidosyksiköltään, vaikka sopimus

täyttäisikin hankintalain mukaiset hankintasopimuksen tunnusmerkit.

Sidosyksikköhankinnasta käytetään myös usein nimitystä in-house

hankinta.

Palkanlaskentajärjestelmä ostetaan Sarastia Oy:ltä Saas-palveluna, mutta varsinainen palkanlaskenta on suoritettu Mänttä-Vilppulassa. Muuttuneiden henkilöstötilanteiden vuoksi Sarastia Oy:ltä on pyydetty tarjous palkanlaskennan toteuttamisesta palveluna, joko toistaiseksi tai määräajan ja kokonisuutena tai osakokonaisuutena. Tarjouspyynnössä on huomioitu se, että kaupunki hoitaisi edelleen osittain omana työnä valmistavia ja avustavia tehtäviä palkanlaskennan osalta. Tarjouspyynnön tarkoituksena oli selvittää järjestelyä, jolla pyrittäisiin turvaamaan palkanlaskentaprosessi muutostilanteessa. Jotta kaupunki voi varmistaa ja turvata palkanlaskentapalvelut myös muutostilanteissa, on Sarastia Oy:n kanssa hyvä käynnistää neuvottelut jatkotoimenpiteistä ja palvelun käynnistämisestä. Palvelua ei tässä tilanteessa voida hankkia muualta, koska järjestelmä on Sarastia Oy:n omistuksessa ja palkka-aineistoa ei voida lyhyellä aikataululla siirtää mihinkään muuhun järjestelmään. Tarjous on pykälän liiitteenä.

Valmistelu ja lisätiedot:

talousjohtaja Hanna-Maija Oksanen

hanna-maija.oksanen(at)taidekaupunki.fi, puh. 044 728 8651

Esittelijä Kaupunginjohtaja Anne Heusala

Päätösesitys Kaupunginhallitus päättää, että Mänttä-Vilppulan kaupunki hyväksyy Sarastia Oy:n alustavan tarjouksen palkanlaskentapalveluiden hoitamisesta ja valtuuttaa talousjohtajan käymään Sarastia Oy:n kanssa tarvittavat neuvottelut sopimuksen ja palvelunoston suhteen sekä allekirjoittamaan sopimuksen Sarastia Oy:n kanssa. Palvelua voidaan ostaa määräajan, toistaiseksi ja kokonaishankintana tai osaulkoistuksena riippuen lopullisesta sopimuksesta.

Käsittely kokouksessa Talousjohtaja Hanna-Maija Oksanen selosti palkkahallinnon tilannetta ja eri vaihtoehtoja hallitukselle, sekä selosti saatua tarjousta.

 Pöytäkirjaan merkitiin, että Arto Lampinen poistui kokouksesta 18.25-18.26 väliseksi ajaksi ja palasi takaksin ennen asian päätöskäsittelyä.

Päätös Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.