Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 18.09.2023/Pykälä 230

Kaupunginhallitus 18.09.2023 § 230  

1319/00.03.00/2023  

Kuntalain 121 §:n mukaan kaupunginhallituksen on annettava valtuustolle lausunto toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Tarkastuslautakunta toivoo kaupunginhallituksen vastinetta valtuustolle seuraaviin asioihin:

1. Talousarviossa asetetut tavoitteet ovat toteutuneet vaihtelevasti tai niiden toteutumista ei tilinpäätösraportoinnin perusteella voitu arvioida. Valtuusto asettaa vuosittain kaupunkistrategiasta johdetut toiminnalliset vuositavoitteet. Talousarviossa toiminalliset tavoitteet on edelleen paikoin kuvattu laveasti ja tilinpäätöksellä tavoitteiden toteutuminen on raportoitu osin epäselvästi. Tällaiset tavoiteasetelmat mahdollistavat tavoitteiden toteutumisten erilaiset tulkinnat, joten tarkastuslautakunta kehottaa edelleen kehittämään tavoitteen asettelua sekä suosimaan yksiselitteisiä ja konkreettisia mittareita ja tavoitteita.

Kaupunginhallituksen vastaus:

Kunnan toimintaa ja taloutta ohjataan vähintään kolmeksi vuodeksi laadittavalla taloussuunnitelmalla. Taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi on talousarviovuosi. Valtuuston on vuoden loppuun mennessä hyväksyttävä kunnalle seuraavaksi vuodeksi talousarvio ottaen huomioon kuntakonsernin talouden vastuut ja velvoitteet. Talousarviota on noudatettava kunnan toiminnassa.

Talousarviossa ja -suunnitelmassa hyväksytään kunnan ja kuntakonsernin toiminnan ja talouden tavoitteet. Talousarvio ja -suunnitelma on laadittava siten, että ne toteuttavat kuntastrategiaa ja edellytykset kunnan tehtävien hoitamiseen turvataan. Talousarvioon otetaan tehtävien ja toiminnan tavoitteiden edellyttämät määrärahat sekä tuloarviot, ja siinä osoitetaan, miten rahoitustarve katetaan.

Kehitystyötä tavoitteiden ja mittareiden osalta on jatkettu 2023 talousarvion osalta. Talousarvion tavoitteet on johdettu uudistetun kaupunkistrategian pohjalta. Jatkuvan parantamisen periaatteen mukaan toiminnallisten tavoitteiden asettamisen sisältöön ja vaikuttavuuteen kiinnitetään huomiota aina talousarvion valmistelun yhteydessä.

Toiminnallisten tavoitteiden asettamisesta vuodelle 2024 on järjestetty oma tilaisuutensa laajennetulle johtoryhmälle elokuussa 2023. Toiminnallisten tavoitteiden määrää tullaan vähentämään ja yhteyteen kaupungin taloudellisen tilanteen sekä kaupunkistrategian osalta kiinnitetään erityistä huomiota.

2. Talouden tasapainottamisohjelmassa onnistuminen tarkoittaa kaikkien kaupungin menojen kriittistä tarkastelua sekä konkreettisten toimenpiteiden määrittämistä. Tarkastuslautakunta kysyy, miten tarkentuvien sote-laskelmien jälkeen määritettävät valtionosuudet sekä nykyinen inflaatiotilanne tulevat vaikuttamaan talouden tasapainotusohjelman toteutumiseen?

Kaupunginhallituksen vastaus:

Talouden tasapainotusohjelma on laskettu vuosien 2020 ja 2021 toimintakatteen keskiarvolla huomioiden inflaatiota 2,5%. Muuttunut maailman tilanne vaikutti ja vaikuttaa edelleen merkittävästi talouden heikkenemiseen ja inflaation lisääntymiseen. Kuntien viime vuotisen tilinpäätöksen valmistuttua tarkentuvat myös valtionosuuksien ja verotulojen tuleva taso syksyn 2023 aikana.  Muuttuva rahoituspohja otetaan huomioon niiltä osin kuin se on tiedossa aina kaupunginhallituksen talousarvioraamissa. Inflaation osalta toimialat sopeuttavat talousarviotaan suunnitteluraamin puitteissa, sillä suunnitteluraami ei anna mahdollisuutta budjetin kasvattamiseen. Kaupunginhallitus seuraa talouden tasapainotusohjelman toteutumista osavuosikatsausten yhteydessä. Myös valtuustolle esitetllään osavuosikatsausten yhteydessä talouden taspainotusohjelman toteutuminen toimialoittain. Mikäli osoittautuu, että talouden tasapainotusohjelma ei ole riittävä lakisääteisellä tasolla se palutuisi uudelleen valmisteluun.

3. Kaupunki on asettanut tytäryhtiöilleen yhdeksi yhteiseksi tavoitteeksi tilikauden ylijäämäisen tuloksen. Tytäryhtiöistä vain kaksi saavutti tämän tavoitteen. Kaupunki on puolestaan avustanut ja lainoittanut tytäryhtiöitään sadoilla tuhansilla euroilla. Tarkastuslautakunta kysyy kaupunginhallitukselta, miten kaupungin omistajaohjaus huolehtii siitä, että tytäryhtiöiden toiminnassa huomioidaan kaupunkikonsernin kokonaisetu?

Kaupunginhallituksen vastaus:

Mänttä-Vilppulan kaupunki (emoyhteisö) tytäryhteisöineen muodostavat Taidekaupunkikonsernin. Tytäryhteisö on sellainen juridisesti itsenäinen yhteisö, jossa kaupunki käyttää kirjanpitolain (1336/1997) 1 luvun 5 §:n mukaista määräysvaltaa.

Kaupungin omistajapolitiikan tavoitteena on turvata kaupungin pitkäjänteinen omistajapoliittinen toiminta ja varmistaa pääoman käyttöön sekä omaisuuden hankintaan ja hoitoon liittyvän päätöksenteon systemaattisuus, pitkäjänteisyys ja pääomien käytön tehokkuus.

Omistajapolitiikalla ohjataan käyttöomaisuuden ja pitkäaikaisten pääomasijoitusten hankintaa, hoitoa ja luovutusta koskevaa päätöksentekoa kaupungissa.

Kaupunginvaltuusto asettaa strategisia tavoitteita yhtiölle. Yhtiöille voidaan asettaa taloudellisia ja toiminnallisia tavoitteita sekä kuntastrategiasta johdetaan tavoitteita. Kaupungille itselleen jää päätettäväksi kuinka yksityiskohtaisia tavoitteita yhtiölle asetetaan. Omistajien asettamat tavoitteet ovat odotuksia eikä niissä ole kysymys kuntayhtiön toimivaa johtoa tai hallitusta suoraan velvoittavia määräyksiä.

Kaupunki voi asettaa kaikkia kuntayhtiöitä koskevia yleisiä tavoitteita kuten toiminnan kannattavuuteen tai voitollisuuteen. Jos yhtiön tavoitteena on rahoittaa konsernia voidaan vuositavoitteeksi asettaa voittotavoite, omistajille maksettava osinko, sijoitetun pääoman tuotto tai omavaraisuusaste.

Valtuusto päätti 29.08.2022 uudistetusta konserniohjeesta. Ohje sisälsi muun muassa vuosikellon, jossa on määritelty konsernikeskustelujen seuraavan vuoden talousarvion tavoiteasettelun ajankohta. Tämän lisäksi vuoropuhelua konsernijohdon ja yhtiöiden toimitusjohtajien kesken on lisätty.

Kaupunginhallitus on lisäksi päättänyt, että se tilaa konsernin ulkopuoliselta asiantuntijalta konsernirakenteen selvityksen, minkä tavoitteena on löytää mahdollisia säästöjä tai tehostaa konsernirakenteen toimivuutta.

4. Tarkastuslautakunta kysyy sopimushallinnan toimenpiteistä kaupungin ja yhteistyökumppaneiden välillä. Viime vuosina on käynyt ilmi, että kaupungilta on laskutettu kuluja, joista on sovittu vain suullisesti, eikä niistä ole tehty virallisia päätöksiä. Kestävän taloudenhoidon näkökulmasta on odotettavaa, että kaupunki tarkastelee ja tarvittaessa päivittää kaikki palveluntuotantoon ja avustamiseen liittyvät sopimukset ajantasaisiksi. Sopimukseton yhteistyö kaupungin ja sidosryhmien kesken voi aiheuttaa sellaisia oikeudellisia riskejä, jotka muutoin olisivat vältettävissä.

Kaupunginhallituksen vastaus:

Sopimusten hallinnan tehostaminen on tavoitteena talousarviossa 2023. Sopimusten hallintaan on olemassa erillisiä työkaluja, joiden hankkimista selvitetään. Sopimusten hallinta vaatii myös viranhaltijoiden koulutusta ja toimintaperiaatteiden luomista. Tätä mahdollistetaan mm. esihenkilöinfojen kautta ja yhteisiä toimintasääntöjä luomalla.

Sopimushallinta on kehittynyt kahden viimeisen vuoden aikana ja siihen on kiinnitetty kaikilla toimialoilla huomiota. Kaupungilla on käytössä Cloudia-kilpailutusjärjestelmä. Cloudia-sovelluksella on mahdollista tehdä myös sopimukset ja se sisältää sopimusarkiston.  Sen lisäksi kynnysarvot ylittämissä hankinnoissa käytetään Hilma-sovellusta, joka kautta kilpailutukset tehdään.

Hankintoja tekemälle henkilöstölle on eri yhteyksissä painotettu toimivallan tarkastamista, hankintaohjeen mukaista toimintaa sekä hankintaprosessin kulkua hankintaohjeen mukaisesti. On ohjattu, että sopimukset tulee viedä myös Dynasty-asianhallintaohjelmaan. Dynasty 10-ohjelman ja Cloudia-ohjelman rajapintaan on myös saatavissa integraatio sopimusten siirtämiseksi, mutta toistaiseksi integraatiota ei ole hankittu sen hinnan vuoksi ja koska odotettiin pilottikuntien kokemuksia.

Syksyllä 2023 kaupunki on ottanut käyttöön sähköisen allekirjoituksen, joka helpottaa sopimusten allekirjoittamista ja sillä tavoin juridisesti päteviksi saattamista.

Hankintakoulutusta järjestetään säännöllisesti ja sitä on saatavilla myös ulkopuolisten koulutuksenjärjestäjien kautta sekä helposti EduHousen koulutuslisenssillä.

Johtoryhmällä on valmistelussa sopimushallinnan periaatteet, jotka tuodaan kaupunginhallitukselle syksyn aikana.

5. Päätöksenteon dokumentoinnissa on esiintynyt puutteita. Tarkastuslautakunta kysyy, miten päätöksenteon dokumentointia aiotaan kehittää, jotta kaikki päätökset tulevat dokumentoiduksi ja pöytäkirjoilta ja viranhaltijoiden päätöksistä löytyvät olennaiset tiedot ja liitteet?

Kaupunginhallituksen vastaus:

Tilintarkastajan väliraportin mukaan yhdestä päätöksestä on vuonna 2022 puuttunut toimivallan toteaminen oikeassa kohdassa. Edellisenä vuonna vastaavia puuttui alle viidessä päätöksessä. Kaupunki on ottanut vuoden 2021 lopussa asianhallintaohjelma Dynasty10:n, joka on huomattavasti helpompi käyttöinen kuin aiempi Dynasty 6.4-ohjelma. Tämä helpottaa omalta osaltaan päätösten dokumentointia ja liitteiden käsittelyä. Lisäksi keväällä 2022 D10:n viranhaltijalomakkeisiin tehtiin muutoksia esimerkiksi lisäämällä toimivallan toteamiselle oma kohtansa, jotta pohja jo itsessään ohjaa viranhaltijoiden työtä.

Kaupunki on ottanut käyttöön Eduhousen koulutuslisenssin 1.9.2023 alkaen aiemman Hallintoakatemian koulutuslisenssin asemasta Eduhousen laajemman koulutustarjonnan vuoksi. Tarjolla on mm. päätöksentekoon liittyvää koulutusta. Koulutusta Dynasty10-ohjelman käyttöön on hankittu ja koulutusta on tarjolla myös kaupungin omien asiantuntijoiden avulla.

Esihenkilöille järjestetään kuukausittain esihenkilöinfoja, joissa käydään läpi esihenkilötyöhön liittyviä asioita, joista yksi on viranhaltijapäätösten tekeminen.

Valmistelijat: talouspäällikkö Hanna-Maija Oksanen,

hanna-maija.oksanen(at)taidekaupunki.fi, puh. 044 728 8651

kaupunginjohtaja Anne Heusala, anne.heusala(at)taidekaupunki.fi, puh. 040 185 1275,

hallintojohtaja Anitta Hietaniemi, anitta.hietaniemi(at)taidekaupunki.fi, puh. 044 097 9202

Esittelijä Kaupunginjohtaja Anne Heusala

Päätösesitys Kaupunginhallitus päättää vastata tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessaan esittämiin huomioihin esittelytekstissä todetun mukaisesti.

Päätös Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.